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How to manage life

Sabine Zehnder

11.07.2019 ·  Manchmal frisst uns der Alltag auf. Schonungslos schreiten die Stunden des Tages voran und die Aufgaben türmen sich mehr und mehr. Gut gemeinte Ratschläge helfen oft nicht weiter. Doch wie bekommen Sie die Dinge, die nun einmal getan werden müssen, besser unter einen Hut?

Sabine Zehnder

Sabine Zehnder ist der Master of Desaster. Die Diplom-Informatikerin ist Spezialistin dafür, schwierige Projekte aufzuräumen – in der IT-Branche. Doch schnell erkannte sie, dass das, was bei Bits und Bytes funktioniert, auch im wirklichen Leben hilfreich ist. Und so ist die IT-Beraterin auch noch zum Coach geworden und zeigt, wie man das tägliche Chaos – das Leben – eigenständig und unkonventionell managt. » http://https://www.life-reanimation.de/

Das erklärte Ziel ist, möglichst entspannt und ohne Hauruck-Aktionen langfristig eine Veränderung bei Art, wie Aufgaben bewältigt werden, herbeizuführen. Was es dazu braucht, ist eine Masterplan, der Sie genau da hin bringt, wohin Sie wollen: Nämlich zur Auflösung der akuten Situation und vor allem dem damit einhergehenden Stress.

Einen Plan zu haben bedeutet, zu wissen wann etwas zu tun ist. Gleichzeitig bedeutet es aber auch, zu wissen was gerade nicht zu tun ist. Und das ist interessant, wenn es darum geht, etwas anders zu machen als bisher.
Einen Plan zu entwerfen beinhaltet die Aneinanderreihung von Schritten, Termine, die Benennung von Beteiligten und auch Vorbedingungen. Also angenommen, Sie hätten bereits einen ganzen Sack voller Aufgaben angesammelt, dann müssten Sie entscheiden womit Sie anfangen und womit nicht. Was ist der erste Schritt, was der zweite? Aber welche Schritte lassen sich denn bequem gleichzeitig gehen? Welcher Schritt bereitet einen anderen vielleicht schon vor? Gibt es günstige und oder ungünstige Rahmenbedingungen? …

Wenn Sie sich auf diese Weise mit Ihren Aufgaben beschäftigen, gewinnen Sie Sicherheit. Sie entscheiden sich bewusst dafür das eine zu tun, das andere aber (noch) nicht zu tun. Die Emotionen sind es, die uns verunsichern und uns den Tag vermiesen.

Die Krux des Vergessens

Meistens ist geht es damit los, dass Aufgaben im Kopf gesammelt werden. Das heißt, sie nehmen permanent Hirnkapazität in Anspruch, auch wenn wir uns mit anderen Dingen beschäftigen. Zwangsläufig können so Dinge vergessen werden.
Es braucht also eine Strategie, die ermöglicht Informationen langfristig zu behalten. Dafür benötigen Sie ein Hilfsmittel, das Wiederholung ermöglicht. Alles, was Sie brauchen, ist Ihr persönliches „»Schlaues Buch“«. Ein Notizbuch, eine Memo-App, ein Kalender … Wenn Sie Ihre Aufgaben notieren können Sie sie leicht in eine für Sie und Ihren Gewohnheiten entsprechende Reihenfolge bringen. Und das macht es gleich viel angenehmer. Bringen Sie so die offenen Aufgaben auf ein unaufgeregtes, rationales Level.

Mit unangenehmen Aufgaben fertig werden

Meistens sind die stressenden Faktoren diejenigen, von denen wir nicht wissen, wie wir sie konkret lösen oder angehen sollen. Es hilft, gerade die eher unangenehmen Aufgaben auf einem eher rationalen Level zu betrachten.

Schritt 1: was ist dringend, was ist wichtig?

Erkennen Sie den Unterschied? Dringende Dinge müssen unbedingt zu einem bestimmten Termin erledigt sein. Sonst sind sie zum Beispiel nicht mehr möglich, weil eine Frist abgelaufen ist oder es kommt zu zusätzlichen Problemen und die Situation würde sich noch verschlimmern. Wichtige Dinge müssen getan werden. Ohne Wenn und Aber. Sie sind keine Option, sie sind ein Muss. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind können Sie streichen.

Schritt 2: was geht schnell, was braucht seine Zeit?

Um uns die Erledigung von Aufgaben angenehm zu machen müssen wir dafür sorgen Erfolgserlebnisse zu haben. Die Frage ist also, zunächst, welche Aufgaben stehen an, die eigentlich nur wenige Minuten dauern. Telefonate oder Mails schicken zum Beispiel. Psychologisch wertvoll ist es also, den Tag mit Phasen zu bestücken, in denen richtig Kilometer gemacht werden, indem viele Aufgaben abgeschlossen werden. Nur Aufgaben die offen sind erzeugen Stress und der kann so schnell reduziert werden.

Sie sind der Chef im Ring

Der häufigste Fehler bei Planungen ist wohl zu glauben, dass der Plan starr ist. Als guter Manager – und für Ihr Leben sind Sie der Manager – brauchen Sie immer Alternativen in der Hinterhand. Alternative Handlungsschritte und alternative Pläne. Ein Ass im Ärmel, sozusagen. Und Sie tragen die Verantwortung für alles: für Stress, für Überstunden, für Versäumnisse.

Ein Plan ist ein lebendes Objekt. Er ist ein Orientierungsmittel, mehr aber auch nicht.
Ein Plan verändert sich kontinuierlich. Das was heute Gültigkeit hat, kann morgen schon wieder hinfällig sein. Lernen Sie, flexibel zu sein – und bringen Sie auch stressende Aufgaben auf ein rationales Level, um immer locker auf Planänderungen reagieren zu können.

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