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Wie die nächste Geschäftsreise zum Kurzulaub wird

Kerstin Ostermann

19.10.2017 ·  Die moderne Arbeitswelt mit ihren vielfältigen internationalen Beziehungen bringt es mit sich, dass immer mehr Berufstätige regelmäßig Geschäftsreisen unternehmen müssen. Gerade bei weiter entfernten Zielen oder Terminen kurz vor dem Wochenende bietet es sich dabei an, das Angenehme mit dem Nützlichen zu verbinden und den Businesstrip um einen privaten Kurzurlaub zu erweitern. Damit es aber später bei der Geltendmachung der Reisekosten nicht zu Problemen und Unstimmigkeiten kommt, gilt es bereits vor der Reise und natürlich währenddessen Einiges zu beachten.

Kerstin Ostermann

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Die Zehn-Prozent-Grenze

Bis vor wenigen Jahren war es nicht möglich, bei kombinierten Dienst- und Privatreisen die entstehenden Kosten auch nur teilweise steuerlich geltend zu machen. Inzwischen wird dies dank der Aufhebung des Aufteilungsverbots aber sehr flexibel gehandhabt. Sofern der private Anteil der Reise unter zehn Prozent der Gesamtkosten ausmacht, wird noch nicht einmal ein Abzug fällig. Stattdessen können die Kosten vollständig als Werbungskosten oder Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Allerdings gilt die Zehn-Prozent-Grenze auch im umgekehrten Fall: Wenn weniger als zehn Prozent auf berufliche Belange entfallen, gilt die gesamte Reise als Privatreise.

Geschäftsreise mit privatem Kurzurlaub

In den meisten Fällen dürften sich allerdings die beruflichen und privaten Anteile der Reise in einem ausgeglicheneren Verhältnis zueinander stehen. Dies macht eine genaue Abrechnung erforderlich, da beim Finanzamt lediglich die beruflichen Reisekosten geltend gemacht werden können. Um diese Abrechnung zu vereinfachen und möglichst transparent zu machen, empfiehlt es sich, die Reise von vorneherein so zu planen, dass die beruflichen Termine an bestimmten Tagen gebündelt werden können. Dadurch können die Tage, die auf die eigentliche Geschäftsreise entfallen, klar von den reinen Urlaubstagen getrennt werden. Außerdem sollten alle Vorgänge penibel dokumentiert werden, damit es nachvollziehbar bleibt, welche Kosten aus beruflichen Gründen entstanden sind und welche privat zu verantworten sind. Die Kosten, die beispielsweise auf Flugtickets und Unterkünfte entfallen und deshalb nicht klar in geschäftlich und private unterteilt werden können, werden entsprechend der Tage, die für den Businesstrip angesetzt sind, anteilig berücksichtigt.

Private Reiseverlängerung

Das Finanzamt ist die eine Sache, der Arbeitgeber natürlich eine ganz andere. Nicht alle Firmen reagieren von vorneherein offen auf den Vorschlag, eine Geschäftsreise mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden. Es ist deshalb wichtig, von vorneherein offen zu kommunizieren und bereits bei der Planung auf eine sorgfältige Dokumentation der jeweiligen Posten zu achten, um eine klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben zu signalisieren. Vergleichsweise unproblematisch dürfte es bei Städtereisen sein. Bei diesen lässt sich die Geschäftsreise meist ohne größeren organisatorischen und finanziellen Aufwand zu einem Wochenendurlaub erweitern, ohne dass der Arbeitnehmer dafür Urlaubstage nehmen muss und in der Firma deshalb ausfällt. Etwas aufwändiger ist die Abrechnung, wenn beispielsweise ein geschäftlicher Termin im Ausland als Anlass für eine Rundreise in dem jeweiligen Land dient und sich Ankunfts- und Abflugsort unterscheiden. Auch wenn die Geschäftsreise für einen gemeinsamen Kurzurlaub mit dem Partner genutzt wird, sollte ein besonderes Augenmerk auf die exakte Aufschlüsselung der Kosten gelegt werden. Neben dem peniblen Sammeln von Quittungen und Belegen empfiehlt es sich, von dem Hotel ein Vergleichsangebot für ein Einzelzimmer einzuholen, da der Arbeitgeber selbstverständlich nicht für die Unterbringung des mitreisenden Partners verantwortlich ist. Unter gewissen Umständen können jedoch auch für Freizeitaktivitäten genutzte Tage als Teil einer Geschäftsreise gelten und deshalb von dem Arbeitgeber finanziell getragen werden. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn sie zwischen zwei nicht anders zu terminierenden Geschäftstreffen liegen oder wenn sich aufgrund äußerer Umstände die Abreise verzögert.

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